Organisaation validointi VMC:tä varten: selitetty dokumentointivaatimukset
Saadaksesi Verified Mark Certificate (VMC) -sertifikaatin ja voidaksesi näyttää tuotemerkkisi logon sähköpostilaatikoissa, organisaatiosi on läpäistävä perusteellinen validointiprosessi.
Miksi organisaation validointi on tärkeää VMC:lle
Organisaation validointi on tärkeä vaihe VMC-prosessissa, sillä se varmistaa, että vain lailliset yritykset voivat näyttää logonsa sähköpostiohjelmissa. Varmentajat käyttävät tätä prosessia todentaakseen yrityksesi laillisen olemassaolon, henkilöllisyyden ja valtuudet käyttää suojattua logoa, mikä suojaa petoksilta ja väärinkäytöksiltä.
Organisaation validointia koskevat keskeiset asiakirjavaatimukset
- Yrityksen rekisteröintiasiakirjat: Toimita viralliset asiakirjat, jotka todistavat organisaatiosi laillisen olemassaolon, kuten perustamistodistus, toimilupa tai rekisteröinti viranomaisessa.
- Aktiivisen tilan todentaminen: Viranomaiset tarkistavat, että yrityksesi on aktiivinen ja hyvässä asemassa. Tämä voi edellyttää viimeisimpiä vuosikertomuksia, veroilmoituksia tai paikallisen viranomaisen antamaa todistusta hyvästä asemasta.
- Fyysisen osoitteen vahvistaminen: Toimita todiste organisaatiosi fyysisestä osoitteesta, kuten tuore yleishyödyllinen lasku, pankkitiliote tai viranomaiskirjeenvaihto. Osoitteen on vastattava yrityksen rekisteröintitietoja.
- Valtuutetun allekirjoittajan tunnistetiedot: Ilmoittakaa henkilö, jolla on valtuudet hakea VMC:tä organisaationne puolesta. Tämä voi edellyttää notaarin oikeaksi todistamaa valtuutuskirjettä, hallituksen päätöstä tai muuta virallista asiakirjaa.
- Verkkotunnuksen omistusoikeutta koskeva todiste: Osoita sen verkkotunnuksen hallinta, jolle VMC:tä pyydetään. Tämä tehdään yleensä sähköpostivarmennuksen, DNS TXT-tietueen tai tiedoston lataamisen avulla verkkosivustollesi varmentajan ohjeiden mukaisesti.
- Tavaramerkkiasiakirjat: Toimita todistus tai virallinen rekisteri rekisteröidystä tavaramerkistäsi ja varmista, että logo vastaa täsmälleen tavaramerkkiä.
Mahdollisesti pyydettävät lisäasiakirjat
- Organisaatiokaavio tai -rakenne: Monimutkaisten organisaatioiden osalta saatetaan tarvita kaavio, josta käyvät ilmi emo-, tytär- tai osakkuusyhtiöiden väliset suhteet, erityisesti jos tavaramerkin omistaa eri yhteisö.
- Lisenssisopimukset: Jos organisaatiosi ei ole tavaramerkin suora omistaja, toimita virallinen lisenssisopimus, jolla myönnetään oikeudet käyttää tavaramerkkiä VMC-tarkoituksiin.
- Laadunvalvontatodisteet: Liitä lisensoitujen tavaramerkkien osalta asiakirjat, joista käy ilmi tavaramerkin omistajan suorittama valvonta ja laadunvalvontamääräykset.
Yleiset sudenkuopat ja niiden välttäminen
- Epäsopivat tiedot: Varmista, että kaikissa toimitetuissa asiakirjoissa käytetään samaa laillista nimeä ja osoitetta kuin tavaramerkki- ja verkkotunnusrekisterissäsi.
- Vanhentuneet tai puutteelliset asiakirjat: Toimita vain ajantasaiset, viralliset asiakirjat - vanhentuneet tai puuttuvat asiakirjat voivat viivästyttää hyväksyntää.
- Epäselvä valtuutus: Tunnista ja dokumentoi selkeästi henkilö, jolla on valtuudet toimia organisaatiosi puolesta VMC-prosessissa.
Viimeiset vaiheet ennen VMC-hakemuksen jättämistä
- Tarkista kaikki asiakirjat kahteen kertaan: Tarkista, ovatko ne tarkkoja, johdonmukaisia ja täydellisiä ennen lähettämistä.
- Varmista, että tiedot vastaavat toisiaan: Varmista, että yrityksen rekisteröinti-, tavaramerkki- ja verkkotunnusrekisteritiedot vastaavat toisiaan.
- Valmistaudu lisäpyyntöihin: Valmistaudu vastaamaan nopeasti varmentajan mahdollisesti esittämiin lisätietopyyntöihin.
Tarvitsetko apua organisaatiosi asiakirjojen valmistelemisessa VMC:tä varten?
Ota yhteyttä tukihenkilöihimme, niin saat asiantuntevaa opastusta validointiin, vaatimustenmukaisuuteen ja sertifikaattivaatimuksiin.
Löydät lisää vastauksia VMC- ja BIMI FAQ-osiosta.
Tarkat ja ajantasaiset asiakirjat ovat avain nopeaan ja menestyksekkääseen VMC-organisaation validointiin - tarkista jokainen yksityiskohta ennen hakemuksen tekemistä.